Wielu menedżerów w codziennej pracy mierzy się z nie lada wyzwaniem jakim jest zarządzanie rozproszonym zespołem pracowników. Jeszcze trudniejszym zadaniem jest radzenie sobie z zespołem współpracowników, czyli tak naprawdę niezależnych przedsiębiorców, którzy prowadzą swój biznes daleko od siedziby firmy. W jaki sposób zarządzać pracownikami lub współpracownikami, których nie spotykasz codziennie w biurze? Jest kilka ciekawych technik, które można wykorzystać.
Menedżerze daj się poznać
W zespołach rozproszonych pracownicy nie mają okazji do codziennej obserwacji stylu pracy swojego szefa. Dotyczy to również raportowania. Zadaniem menedżera jest sprawne zakomunikowanie swoich oczekiwań. Pracownicy powinni wiedzieć jakie tematy mogą być komunikowane e-mailem, a w jakich sprawach lepszym rozwiązaniem jest rozmowa telefoniczna. Powinni mieć świadomość kiedy wymagana jest zgoda menedżera na wykonanie zadań, a kiedy wystarczy informacja o wynikach pracy. Powinni wiedzieć również jakie elementy codziennej pracy nie wymagają żadnego raportowania. Jasny przekaz ze strony menedżera pozwala na uniknięcie nieporozumień i ewentualnych problemów.
Menedżerze pozwól na swobodę
Pracownicy lubią mieć wpływ na podejmowane decyzje. Jeszcze bardziej lubią podejmować decyzje samodzielnie. To wpływa na ich kreatywność i wzmacnia ich poczucie własnej wartości. Dlatego w przypadku zadań, w których ważny jest wyłącznie rezultat końcowy warto zostawić im maksymalną swobodę. Zadaniem menedżera jest zidentyfikowanie obszarów, w których przestrzeganie ściśle określonych procedur nie jest konieczne, bo ważny jest efekt.
Kolejnym ważnym zagadnieniem jest komunikacja. Nie trzeba nikogo przekonywać, komunikacja jest bardzo ważna i menedżer musi zapewnić właściwy przepływ informacji oraz możliwość dzielenia się wiedzą. Najważniejsze jest jednak by komunikacja miała sens i była produktywna. Jeżeli pracownicy osiągają wyznaczone cele nie ma sensu by opowiadali o tym podczas rozmów telefonicznych lub zespołowych telekonferencji. To będzie strata czasu – zarówno dla pracowników jak i menedżera.
Menedżerze używaj nowoczesnych narzędzi
Oczywiście praca w jednym biurze to duży komfort. Ale nowoczesne narzędzia informatyczne sprawiają, że zarządzanie rozproszoną strukturą jest łatwiejsze niż może się to wydawać. Warto je poznać i korzystać z ich zalet.
Wdrożenie nowego członka zespołu? Wprowadzenie nowego produktu lub usługi? Wdrożenie zmiany w procesach? Wszystkie te działania można szybko i sprawnie wykonać wykorzystując system e-learning lub webinarium. Dzięki temu zaoszczędzony zostanie czas na zbędne podróże. Dużą korzyścią będzie również to, że raz przygotowany materiał będzie można wykorzystywać wielokrotnie.
Warto zatroszczyć się również o dobry i funkcjonalny system CRM, który uprości raportowanie aktywności i wyników. Pozwoli on na ograniczenie komunikacji związanej z raportowaniem i pozwoli na koncentrację na działaniach przynoszących wymierne korzyści.
Jak zatem widać w zarządzaniu rozproszonym zespołem można z powodzeniem wykorzystywać techniki stosowane przez menedżerów pracujących z zespołami stacjonarnymi. A wsparcie ich nowoczesnymi narzędziami informatycznymi powoduje, że przynoszą one bardzo dobre skutki.
