Skanowanie dokumentów, czyli jak pozbyć się papierów w firmie

Ilość dokumentów zalegających na półkach biurowych jest jak się wydaje niekończąca się „górą papieru”. Pomimo postępu technologicznego i powszechnej obecności urządzeń elektronicznych, liczba dokumentów wciąż jest bardzo duża, a zazwyczaj z biegiem czasu ciągle się zwiększa. W niejednej firmie, mimo najlepszej segregacji i organizacji, często dochodzi do sytuacji, kiedy trudno jest się odnaleźć w gąszczu „papierów”. Czy jest panaceum na ten „piętrzący się problem”? Okazuje się, że tak. Skanowanie i digitalizacja dokumentów to obecnie najlepszy i najbardziej efektywny sposób ich przechowywania i korzystania z nich.

O ile pojęcie skanowania wydaje się być zrozumiałe, o tyle osobom przyzwyczajonym do wersji papierowych dokumentów, nieco tajemnicze może wydawać się pojęcie digitalizacji. Jest to nic innego jak wprowadzenie do pamięci urządzeń elektronicznych, drukowanych lub odręcznych dokumentów papierowych w formie danych cyfrowych metodą skanowania. Jak to wygląda w praktyce? 

Digitalizacja to proces kilkuetapowy. Rozpoczyna się od skanowania wskazanych dokumentów, co odbywa się przy zastosowaniu wysokiej jakości sprzętu. Wysokie możliwości sprzętowe to ważna zasada odpowiedniej digitalizacji, gdyż chodzi o zachowanie kolorystyki oraz rozdzielczości, która w żaden sposób nie będzie zaburzona. 

Samo zeskanowanie papierowych dokumentów to dopiero połowa sukcesu. Gdy skanowanie dokumentów zakończy się, uzyskane skany są następnie opisywane i katalogowane. Kiedy ta czynność zostanie ukończona, powstaje elektroniczne archiwum, które zastępuje stosy papierowych dokumentów. Elektroniczny dostęp do archiwum otrzymują osoby, które zostają do tego upoważnione przez właściciela danej firmy. 

W odpowiedzi na zapotrzebowanie na elektroniczne archiwa dokumentów powstały na profesjonalne rynku specjalizujące się w tego rodzaju usługach firmy. Przykładem jest z pewnością Rhenus Data Office Polska, która już od 2001 roku działa na terenie całej Polski. Na wyposażeniu firmy znajduje się infrastruktura przenośna, dzięki której digitalizacja dokumentów może być wykonana w siedzibie klienta. Powierzając to zadanie profesjonalistom, skanowanie dokumentów poprzedza audyt, który określi, jakie są potrzeby i jak najsprawniej przeprowadzić digitalizację. 

Ponadto, klient ma gwarancję, że dokumenty zostaną prawidłowo przygotowane do skanowania. Wyspecjalizowane urządzenia, przeszkoleni i doświadczeni pracownicy to mocne strony digitalizacji przeprowadzanej przez firmę zewnętrzną. 

Skanowanie i digitalizacja dokumentów to nowoczesna metoda na usprawnienie pracy biura. Niektóre zalety tego zabiegu wydają się być oczywiste, inne uświadamiamy sobie po przeprowadzeniu skanowania. Nie da się ukryć, że podstawową zaletą digitalizacji jest oszczędność na materiałach biurowych oraz oszczędność przestrzeni biurowej. Tak naprawdę jednak to tylko jedne z zauważalnych korzyści. Kolejną zaletą skanowania dokumentów jest wygodny i szybki dostęp do nich. Elektroniczne archiwum dokumentów jest uporządkowane i opisane w ten sposób, aby znalezienie konkretnego dokumentu zajęło tylko kilka chwil. Przejrzyste posegregowanie dokumentów oznacza ich podział np. według rodzaju czy roku, w zależności od potrzeb danego biura. Oprócz oszczędności miejsca, można także mówić o oszczędności czasu i usprawnieniu organizacji pracy. Co więcej, dostęp do dokumentów, które przeszły digitalizację, jest w zasadzie możliwy z każdego miejsca na świecie, o ile właściciel firmy zdecyduje się na przechowanie ich w tzw. chmurze. 

W przypadku, gdy firma posiada swoje filie czy oddziały terenowe digitalizacja dokumentów w większości przypadków znosi potrzebę korzystania z usług poczty czy firmy kurierskiej. Wystarczy dostęp do sieci internetowej, aby niezbędny dokument został przesłany od jednego podmiotu do drugiego. Zwiększa się w ten sposób efektywność pracy poprzez szybsze wykonywanie zadań przez pracowników. Dodatkową zaletą jest fakt, iż pracownicy mogą także dokonywać zmian w dokumencie, w tym samym czasie i bez względu na ich miejsce pobytu. 

Skupiając się na korzyściach, jakie niesie ze sobą skanowanie dokumentów, nie sposób pominąć, pośrednie zalety tego nowoczesnego rozwiązania. Digitalizacja to także forma zabezpieczenia dokumentów przed zniszczeniem mechanicznym lub zagubieniem, co w przypadku wersji papierowej jest zdecydowanie bardziej możliwe. 

Ponadto, nikt z osób postronnych i niepowołanych, o ile nie otrzyma dostępu do elektronicznego archiwum, nie będzie miał wglądu w dokumenty. Tego rodzaju ich przechowywanie jest w pełni zgodne z przepisami prawa i obowiązującymi standardami. Digitalizacja pozwala na rzeczywistą kontrolę nad dokumentami. Każde działanie, jakie wykonał na danym pliku pracownik, jest zarejestrowane, dzięki czemu z łatwością można ustalić kto, kiedy i co robił z danym dokumentem. 

Warto wspomnieć, że elektroniczne archiwum to również troska o środowisko naturalne. Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej powoduje, że z roku na rok zmniejsza się zużycie papieru w Polsce. 

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here